Hotelregning til virksomhed: Aftal fakturaen før ankomst
En forkert hotelregning kan give ekstra administration, forsinke refusionen og skabe tvivl om momsen. Derfor bør en hotelregning til virksomhed aftales, før du pakker tasken.
Det gælder både selvstændige, medarbejdere på arbejdsrejse og virksomheder, der booker flere værelser til møde eller konference. Når hotellet får de rigtige oplysninger fra start, bliver indtjekningen lettere, og regnskabet får den dokumentation, det skal bruge.
Hvorfor fakturaen bør aftales før hotelopholdet
En bookingbekræftelse er ikke altid nok for bogholderiet. Den viser ofte datoer og pris, men den mangler let virksomhedens korrekte oplysninger, momsfordeling eller en tydelig beskrivelse af ydelserne.
Når du aftaler fakturering før ankomst, ved både gæsten og hotellet, hvem der betaler. Det mindsker risikoen for, at regningen ender i medarbejderens navn, selv om virksomheden skulle stå som køber.
Betalingsansvar skal stå klart
Skriv altid, om virksomheden betaler direkte, eller om medarbejderen lægger ud. Hvis virksomheden skal have fakturaen, bør den stå som fakturamodtager med korrekt virksomhedsnavn og CVR-nummer.
Ved en enkelt overnatning kan en medarbejder ofte betale ved afrejse og sende kvitteringen til refusion. Ved flere hotelværelser, længere ophold eller en konference giver samlet fakturering dog bedre overblik.
Send de nødvendige oplysninger samlet
Hotellet kan kun udstede en præcis faktura, hvis det har de rigtige data. Send dem i samme mail som bookingforespørgslen, så der ikke opstår misforståelser på ankomstdagen.
Oplys blandt andet virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson, gæstens navn, opholdsdatoer og eventuelt ordrenummer. Har I en særlig reference til bogholderiet, skal den også med.
Hotelregning til virksomhed skal indeholde de rigtige oplysninger
En hotelregning til virksomhed skal kunne bogføres uden gætterier. Derfor bør du kontrollere oplysningerne, før hotellet sender fakturaen, især hvis opholdet er del af en arbejdsrejse med flere udgifter.
En almindelig faktura skal blandt andet have et fortløbende fakturanummer, fakturadato, hotellets navn og CVR-nummer, kundens navn og adresse, ydelsens art, prisgrundlag og momsbeløb. Datoen for opholdet skal fremgå, hvis den afviger fra fakturadatoen.
Virksomhedsnavn og CVR-nummer skal passe
Det er ikke nok, at receptionen har skrevet firmanavnet nogenlunde rigtigt. Sammenlign fakturaen med virksomhedens registrerede oplysninger, før den betales eller sendes til økonomiafdelingen.
Et manglende CVR-nummer kan skabe ekstra arbejde senere. Det samme gælder en faktura, der kun er stilet til den rejsende privat, når virksomheden reelt har købt overnatningen.
Bed om særskilte linjer for ydelserne
Overnatning, morgenmad, parkering og andre tilkøb bør stå hver for sig. Det gør det lettere at se, hvad virksomheden har betalt for, og hvordan momsen skal behandles.
SKAT oplyser, at virksomheden som udgangspunkt kan få fradrag for 100 procent af momsen på overnatning, mens restaurantydelser som morgenmad har 25 procent momsfradrag. Se SKATs regler for momsfradrag på hotel og forplejning.
En samlet linje med "opholdspakke" kan gøre momsbehandlingen unødigt svær, hvis den dækker både værelse og morgenmad.
Sådan skriver du til hotellet før ankomst
En kort og præcis besked er ofte nok. Den skal gøre det tydeligt, at du ikke kun ønsker en bookingbekræftelse, men en faktura eller en skriftlig aftale om fakturering til virksomheden.
Skriv gerne i god tid, særligt hvis opholdet ligger i sommerferie, omkring store arrangementer eller i forbindelse med en konference. Hotellet kan have særlige vilkår for forudbetaling, kreditgodkendelse og betalingsfrist.
En enkel besked giver færre fejl
Du kan formulere dig sådan her:
"Vi ønsker faktura til [virksomhedsnavn] med CVR-nummer [nummer]. Opholdet gælder [gæstens navn] fra [dato] til [dato]. Angiv venligst overnatning og eventuel morgenmad på separate linjer."
Tilføj, om fakturaen skal sendes på e-mail, via EAN eller gennem en bestemt fakturaportal. Spørg samtidig, om hotellet skal have en indkøbsordre eller anden intern reference.
Få betalingsfristen på skrift
Nogle hoteller tager betaling ved indtjekning. Andre kan sende faktura efter opholdet, når der foreligger en skriftlig aftale. Ved gruppebooking og arrangementer kan der også være depositum eller delvis forudbetaling.
Hvis I booker værelser til et møde, kursus eller firmaarrangement, kan I læse om fakturering af konferencer og grupper. Her bør aftalen også beskrive afbestilling, ændringer i deltagerantal og betalingsfrist.
Når medarbejderen rejser, og virksomheden betaler
Der er forskel på en direkte virksomhedsbetaling og et udlæg. I begge tilfælde skal regningen hænge sammen med en reel arbejdsrejse, og dokumentationen skal være på plads.
En virksomhed kan dække medarbejderens udgifter til kost og logi efter regning ved arbejdsrejser. SKAT beskriver reglerne for udlæg efter regning på erhvervsrejser.
Direkte faktura til virksomheden
Direkte fakturering passer godt, når virksomheden sender en medarbejder til Slagelse i flere dage, eller når en projektleder booker værelser for et hold. Virksomheden får regningen, og medarbejderen skal ikke lægge ud.
Det er dog stadig smart, at gæsten får en kopi af bookingbekræftelsen. Ved indtjekning kan receptionen så hurtigt se, at opholdet allerede er aftalt til firmaet.
Medarbejderen lægger selv ud
Betaler medarbejderen selv, bør kvitteringen stadig vise hotellets oplysninger, opholdsdato og en klar opdeling af ydelserne. Medarbejderen skal desuden gemme dokumentation for rejsens arbejdsmæssige formål.
Hvis arbejdsgiveren ikke dækker udgifterne, kan medarbejderen i visse situationer have ret til fradrag for logi og kost. Betingelserne fremgår af SKATs side om rejsefradrag ved arbejdsrejser.
Moms på overnatning, morgenmad og arrangementer
Momsreglerne gør fakturaens opdeling vigtig. Virksomheden kan som hovedregel fradrage hele momsen på selve hotelovernatningen, når udgiften er erhvervsmæssig.
Morgenmad og andre restaurantydelser behandles anderledes. Her er momsfradraget normalt lavere, og der gælder særlige begrænsninger for kost og drikke til medarbejdere.
Hold hotelværelse og forplejning adskilt
Et hotelværelse bør stå som en selvstændig ydelse på regningen. Morgenmad, middag eller kaffe til et møde bør stå på egne linjer, også når de er købt sammen med overnatningen.
Parkering kan også være relevant at få opdelt. På et hotel med gratis parkering er der naturligvis ingen udgift at bogføre, mens en særskilt parkeringsafgift kræver sin egen linje i regnskabet.
Sociale dele kræver særlig opmærksomhed
Et hotelophold kan godt rumme både arbejde og fest. Det sker for eksempel, når et firmaarrangement har møde om dagen og middag om aftenen, eller når en konference slutter med fejring af et jubilæum.
I de tilfælde skal virksomheden skønsmæssigt fordele den erhvervsmæssige og sociale del. Aftal derfor på forhånd, om lokaleleje, forplejning, overnatning og aktiviteter som minigolf skal fremgå hver for sig.
Vælg en praktisk base for arbejdsrejsen
Faktureringen er vigtig, men selve opholdet skal også fungere. En god arbejdsrejse bliver lettere, når hotellet ligger praktisk, værelset giver ro, og bilen kan stå uden besvær.
For mange gæster er et hotel tæt på motorvej E20 en fordel, især hvis dagens møder ligger flere steder på Vestsjælland. Gratis parkering kan også spare både tid og udgifter.
Overnatning i Slagelse med arbejdsro
Ved overnatning i Slagelse kan du overveje afstand til kunde, mødelokale og motorvej. Et roligt hotelværelse gør det lettere at forberede næste dag, mens et køkken eller kaffe på stedet kan være rart efter en lang køretur.
Få inspiration til overnatning i Slagelse til arbejdsrejser, hvis du skal vælge mellem hotelværelse, feriehus eller camping.
Når arbejde og privat tid mødes
Nogle ophold starter med et møde og slutter med familieferie. Andre kombinerer konference med en ekstra fridag i Korsør, Sorø eller Slagelse. I så fald bør virksomheden kun betale den del, der hører til arbejdet.
Den private forlængelse skal holdes adskilt på fakturaen. Det gælder også, hvis partner eller børn bor med på samme værelse.
Fem fejl, der ofte forsinker regnskabet
De fleste problemer kan undgås med få minutters kontrol før ankomst. Gennemgå derfor disse punkter, når du har modtaget bookingbekræftelsen eller fakturaudkastet:
- Fakturaen er stilet til gæsten privat i stedet for virksomheden.
- CVR-nummer, virksomhedsnavn eller fakturaadresse mangler eller indeholder fejl.
- Overnatning og morgenmad står samlet som én uspecificeret pakke.
- Hotellet kender ikke virksomhedens ordrenummer, EAN-krav eller ønskede betalingsfrist.
- Opholdet blander arbejdsdage og privat ferie uden en tydelig fordeling.
Ret fejlene, mens reservationen stadig er åben. Efter afrejse kan en kreditering og ny faktura tage længere tid, og bogholderiet kan mangle bilaget ved månedens afslutning.
Afslutning
En korrekt hotelregning til virksomhed begynder før indtjekning. Send virksomhedens oplysninger, aftal betalingsansvaret skriftligt og bed om en opdelt faktura, der viser præcis, hvad opholdet indeholder.
Når værelse, forplejning og eventuelle tilkøb fremgår tydeligt, bliver både moms, bogføring og refusion lettere at håndtere. Det giver mere ro til selve arbejdsrejsen.
Nyheder
